Thông thường ngay khi sự kiện vừa kết thúc thành công tốt đẹp, cả team chạy event sẽ lập tức cảm thấy thở phào nhẹ nhõm, mừng vui nghĩ ngay đến các kế hoạch khác. Nhưng thật ra liệu đó có phải là việc nên làm nếu không muốn sự kiện của bạn sớm nhanh chóng rơi vào quên lãng?

Liên hệ tư vấn hỗ trợ tổ chức sự kiện trọn gói: 090 320 5559

 

Điều đầu tiên bạn làm là gì sau khi hoàn thành việc tổ chức xong 1 chương trình sự kiện?

A. Thở phào nhẹ nhõm và chuyển bị lên kế hoạch cho sự kiện lần tới?

B. Chuyển sang thực hiện các dự án khác?

C. Phân tích thành công của sự kiện và thực hiện các hoạt động khác sau sự kiện?

Đa số các event planner sẽ chọn câu trả lời A hoặc B mà quên mất rằng sau sự kiện cũng có rất nhiều việc cần làm để tăng thêm danh tiếng cho sự kiện và rút kinh nghiệm cho những lần sau. Vì vậy khi lên kế hoạch cho bất cứ sự kiện nào, event planner cũng đừng quên thêm vào phần checklist các công việc sau:

 

1. Chọn lọc hình ảnh nổi bật của sự kiện

Hình ảnh được dùng làm tư liệu truyền thông sau sự kiện và cho năm tiếp theo hoặc quảng bá những sự kiện tương tự. Ngay khi sự kiện vừa kết thúc và vẫn là chủ đề bàn tán của dân tình, hãy tìm gặp nhiếp ảnh sự kiện ngay lập tức để chọn lọc các hình ảnh đẹp, tung ra khi câu chuyện vẫn đang nóng hổi.

2. Edit các video sau sự kiện

Không dừng lại ở hình ảnh, video sau sự kiện cũng góp phần tăng tương tác của khán giả với sự kiện đó. Đặc biệt, video giúp những người không có cơ hội đến sự kiện được xem lại những gì đã diễn ra một cách sống động nhất, truyền cảm hứng cho cả những sự kiện diễn ra tiếp sau đó.

3. Truyền thông sau sự kiện

Truyền thông sau sự kiện nắm vai trò quan trọng không kém phần trước sự kiện bởi đây là lúc nhắc lại cho khán giả những điều tuyệt vời vừa xảy ra trong sự kiện của bạn, tạo hứng thú cho cả những người không tham dự và để tiếp cận những khán giả tiềm năng trong tương lai. 

Sử dụng tất cả công cụ truyền thông có sẵn như các trang mạng xã hội: Facebook, Instagram, Twitter… gửi bài cho báo chí, các trang chuyên ngành sự kiện khác. Bên cạnh đó, lựa chọn một vài cụm từ có tính gợi nhớ đến sự kiện cũng là một cách truyền thông hiệu quả.

4. Lấy ý kiến và phản hồi từ khách hàng đã trải nghiệm dịch vụ

Đừng ngại ngần hỏi feedback – ý kiến và cảm nhận – của khán giả, khách hàng đã tham dự về sự kiện của bạn. Thậm chí, ghi nhận cả các suy nghĩ của nhà tài trợ, các bên đồng tổ chức khác sẽ giúp cho việc tổ chức các sự kiện sau đó chu đáo và hài lòng hơn. Tuy nhiên, để lấy được các phản hồi có tính xây dựng, này cần lựa chọn phương pháp hợp lý và k gây phiền toái cho người được hỏi.

5. Đúc kết kinh nghiệm cho các dự án event khác

Việc cuối cùng chính là ngồi lại với toàn team chạy sự kiện để rút ra những kinh nghiệm xương máu cho những lần tiếp. Việc này không làm bạn mất quá nhiều thời gian nhưng lại hết sức cần thiết nếu muốn tiến bộ hơn qua từng chiếc sự kiện.

Tổ chức sự kiện là dịch vụ đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau. Muốn có một sự kiện thành công, hoành tráng và diễm lệ, hãy liên hệ ngay với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để nhận được tư vấn tốt nhất. 

Tham khảo ngay: Những kinh nghiệm tổ chức gala dinner cho doanh nghiệp