Bất cứ sự kiện (events) nào khi tổ chức đều có thể gặp những sự cố ngoài ý muốn. Do vậy, ngay từ bước lên kế hoạch đến bước chuẩn bị và chạy chương trình, bạn cần nắm vững những kỹ năng giải quyết rủi ro để hạn chế những hậu quả mà sai sót gây ra.

Dưới đây là 6 lỗi thường gặp. Và kèm theo đó là cách giải quyết hợp lý nhất mà bạn có thể áp dụng được:

1. Thay đổi địa điểm

Mọi thứ đã hoàn tất nhưng địa điểm lại thay đổi vào phút chót vì nhiều lý do. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến các bộ phận khác từ khâu thi công, nhân sự, thiết kế, mua sắm vật dụng. 

Nếu thay đổi đến từ phía doanh nghiệp, bạn có thể sẽ phải bồi thường hợp đồng thuê địa điểm, sân khấu của nhà hàng, khách sạn. Nếu rắc rối đến từ phía đơn vị cung cấp dịch vụ, bạn cũng sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức để tìm kiếm địa điểm mới và lặp lại kế hoạch. 

Một điều cần chú ý là, khi làm việc với đối tác, bạn nên cân nhắc vấn đề này và đưa ra trước các ràng buộc về địa điểm để không phải giải quyết hậu quả do nó gây ra.

2. Thay đổi thời gian

Việc thay đổi thời gian sự kiện gây ra khá nhiều rắc rối cho phía công ty tổ chức sự kiện. Nhât là khi thời gian events diễn ra sớm hơn dự kiến. Lúc này các khâu phải gấp rút triển khai công việc để chương trình kịp tiến độ. Tùy vào khung thời gian cụ thể theo kế hoạch mà mỗi bộ phận cần đôn đốc nhân viên làm việc. Một gợi ý là bạn nên để sự kiện hoàn thành trước khoảng 2 -3 tiếng theo kế hoạch.

Các bộ phận cần chuẩn bị hoàn chỉnh trước khi sự kiện diễn ra. Hãy cố gắng hoàn thành xong mọi việc nhanh nhất có thể để nếu như có thay đổi thời gian thì cũng không quá bất ngờ. Khi các bên ký hợp đồng, nên thêm vào điều khoản về thay đổi thời gian để chủ động hơn và hạn chế rủi ro.

Có thể bạn quan tâm: Công ty tổ chức team building chuyên nghiệp

3. Làm việc với nhiều đầu mối

Những doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện thường hợp tác với rất nhiều đối tác khác nhau như nhà hàng, khách sạn, bên cho thuê thiết bị âm thanh, bên cho thuê MC, PB, PG, bên thiết kế,… Do đó, việc chồng chéo liên hệ, bỏ sót các liên hệ, lơi là một vài đối tác là có thể gây ra những thiếu sót trong công việc. 

Hãy note lại các đối tác, số điện thoại và công việc cần thực hiện, mỗi liên lạc đều ghi lại biên bản, ngày giờ và chốt lại vấn đề cần trao đổi. Có vậy, công mới diễn ra trôi chảy và thuận lợi nhất.

4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc

Nếu các doanh nghiệp chậm trễ ký hợp đồng và chuyển khoản đặt cọc, kế hoạch của bạn sẽ bị chậm trễ. Hãy nhờ sự can thiệp. Phương án bạn nên sử dụng lúc này là nhờ sự can thiệp của những người có trách nhiệm cao hơn giải quyết.

5. Chậm trễ trong thanh toán

Chậm trễ trong thanh toán cũng là một trong những vấn đề quan trọng, khi event thực hiện xong mà khách hàng lấy lý do không chịu thanh toán. Nếu gặp trường này bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán đòi các khoản nợ này. Bởi vì kế toán họ có những bí quyết riêng và quen với những việc này, họ sẽ giúp bạn giải quyết nhanh vấn đề này hơn.

6. Khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình

Nhiều đối tác kỹ tính sẽ tham gia vào quá trình tổ chức từ lúc lên ý tưởng đến lúc tổ chức và kết thúc chương trình. Ít nhiều họ sẽ có những góp ý khiến bạn trở nên rối rắm trong công việc. Hãy cố gắng tiếp thu ý kiến và giải thích rõ với đối tác để họ hiểu hơn về công việc của bạn.

Để một sự kiện diễn ra thành công rực rỡ không phải điều dễ dàng. Để đảm bảo khách hàng, đối tác, nhà đầu tư của bản cảm thấy thật ý nghĩa và tận hưởng trọn vẹn sự kiện, bạn hãy liên hệ ngay với các công ty tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp. Họ chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng.

Và chúng tôi - Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm - xin hân hạnh gửi tới bạn bộ kịch bản tổ chức sự kiện sáng tạo và chuyên nghiệp nhất. Để nhận kịch bản chi tiết miễn phí, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline:

090 320 9995

hoặc email:

sales.dailamevent@gmail.com

👉👉👉  3 lưu ý khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp