Chúng ta thấy không ít các lễ ký kết hợp tác phát triển giữa các công ty, các doanh nghiệp được tổ chức hoành tráng, sang trọng và lộng lẫy thông qua các sự kiện được đưa tin trên báo trí, truyền hình...

Đây là một sự kiện đặc biệt quan trọng. Và hơn hết, nó đánh dấu một bước phát triển mới của doanh nghiệp. Mở ra con đường là lộ trình hợp tác hóa giữa các bên. Chính vì vậy, các công ty luôn luôn tìm kiếm một agency chuyên tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm và sáng tạo. Để phụ trách thực hiện lên kế hoạch cho buổi lễ. 

Vậy quy trình tổ chức buổi lễ ký kết hợp tác chiến lược là gì? Và bạn nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé! 

👉 Top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

 

Quy trình chuẩn bị - tổ chức buổi lễ ký kết hợp tác 

Chuẩn bị cho lễ ký kết

1. Làm trước công việc của bạn, xác định người ký kết của hai bên, sắp xếp thời gian cho buổi lễ ký kết, và gửi thư mời ít nhất một tuần trước sự kiện.

2. Địa điểm thường được chọn trong phòng hội thảo, khách sạn, phòng đàm phán… cố gắng chọn địa điểm tổ chức sự kiện có giao thông thuận tiện, được sự đồng ý của các bên tham gia hợp đồng.

3. Thời gian tổ chức lễ ký kết được xác định, tránh các ngày nghỉ cuối tuần để thuận tiện cho việc tham dự của các đại biểu.

4. Bảng tường và bảng nền cần có thông tin về lễ ký kết, doanh nghiệp của hai bên và thiết kế hình ảnh chính phải thống nhất về phong cách và phù hợp với chủ đề của lễ ký kết.

5. Bàn nhập lễ cần được chuẩn bị theo đúng nghi thức của tiêu chuẩn nghi lễ, nên sử dụng bàn dài, mặt bàn gọn gàng, phủ khăn trải bàn màu xanh lá cây, thẻ bàn ghi các thông tin như: tên người lãnh đạo.

6. Việc chuẩn bị hợp đồng ký kết do người tổ chức lễ ký kết chuẩn bị chung.

7. Sắp xếp chỗ ngồi cho buổi ký kết. Buổi lễ ký kết có thể phản ánh rõ nhất mức độ lịch sự của chỗ ngồi. Đừng cẩu thả. Người tổ chức ở bên trái của bàn ký kết và khách mời ở bên phải. Khi một hàng đã kín chỗ , theo từ trái sang phải, phía trước Nguyên tắc cao và thấp,

8. Xác định bản thảo bài phát biểu của người dẫn chương trình và người phát ngôn hàng đầu.

9. Chuẩn hóa trang phục của nhân viên ký hợp đồng, ăn mặc chỉnh tề, rộng rãi, nam giới tốt nhất nên mặc vest và thắt cà vạt.

10. Các nguyên vật liệu được chuẩn bị đầy đủ, bút ký, ly rượu, hoa quả, thiết bị âm thanh được kiểm tra trước lễ ký kết và có ít nhất hai người xác nhận.

11. Làm tốt công tác phân công cán bộ tại chỗ, tổ thi công tại chỗ làm tốt công tác phân công lao động, giữ gìn trật tự tại chỗ, nâng cao hiệu quả công việc.

12. Liên hệ trước với công ty nghi thức.

13. Đặt lịch hẹn cho sự hiện diện của các phương tiện truyền thông có liên quan. 

Quy trình lễ ký kết

1. Khách đăng nhập vào địa điểm và vào địa điểm chính;

2. Lời khai mạc của người dẫn chương trình, giới thiệu về khách mời tại địa điểm tổ chức;

3. Hai bên phát biểu và giới thiệu về dự án đã ký hợp đồng;

4. Lễ ký kết tại chỗ;

5. Chụp ảnh nhóm;

6. Phỏng vấn phương tiện truyền thông;

7. Kết thúc buổi lễ;

Tiêu chuẩn lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên ngiệp

Buổi lễ ký kết hợp tác là một sự kiện quan trọng và đặc biệt đối với doanh nghiệp. Vì vậy, sự kiện yêu cầu tất cả mọi thứ đều phải chỉnh chu, hoàn thiện, đặc sắc, mới lạ. Và đặc biệt phải gây được dấu ấn với công chúng. Vì vậy, việc thuê một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện là điều không phải bàn cãi.

Nhưng đơn vị như thế nào sẽ đáp ứng và có thể giúp bạn tổ chức một bữa tiệc quy mô và hoành tráng. Sau đây là một vài tiêu chí như sau:

Số năm kinh nghiệm

Tại sao lại nói số năm kinh nghiệm quan trọng? Liệu thông minh, sáng tạo có thể bù đắp được phần nhiều khi số năm kinh nghiệm chỉ từ 2 - 3 năm? Rất khó để có thể nói như vậy. Bởi tổ chức sự kiện khác các nghề khác.

Chỉ cần một sai sót nhỏ. Một sự cố nhỏ về âm thanh, ánh sáng, mc, nhóm múa... cũng có thể làm hỏng sự kiện. Vì vậy, khi một công ty có thâm niên kinh nghiệm hơn chục năm làm nghề, chắc chắn họ am hiểu và tường tận tất cả các hạng mục trong sự kiện. Nó đảm bảo sự kiện của bạn 100% thành công. 

Nhân sự cho sự kiện

Là một agency tổ chức sự kiện, yếu tố nhân sự đóng vai trò then chốt. Bởi sự kiện là do con người thực hiện, con người chỉ huy và điều hành. Tổ chức sự kiện còn có khái niệm khác là quản lý sự kiện. Nhân sự có kinh nghiệm, có kỹ năng lập kế hoạch và hoạch định thì sự kiện của bạn chắc chắn sẽ diễn ra suôn sẻ

Đáp ứng các yêu cầu đó, Đại Lâm Event là công ty chuyên tổ chức các sự kiện có quy mô. Với gần 20 năm kinh nghiệm, tổ chức hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ. Được trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại, nhân sự giàu kinh nghiệm, sáng tạo, độc đáo. Chắc chắn sẽ là một gợi ý đáng được bạn cân nhắc.

💖💖💖 Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Hà Nội

Cần tư vấn hoặc nhận báo giá, bạn có thể liên hệ qua:

Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm

Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội

Hotline: 0903 205 559

Website: tochucsukiendailam.com