Dự trù chi phí tổ chức sự kiện là một yếu tố cực kỳ quan trọng và cần được ưu tiên hàng đầu trong công tác chuẩn bị một event, nhất là các event outdoor - sự kiện ngoài trời. Để một sự kiện thành công và có được sự công nhận của mọi người, thì tất cả các yếu tố tạo nên sự kiện cần được kết hợp nhuần nhuyễn và nhịp nhàng. 

Chúng ta vẫn nói: 'Tài chính quyết định rất nhiều vấn đề". Và trong trường hợp này đúng là vậy.

Quy mô và sức ảnh hưởng của sự kiện sẽ phụ thuộc vào ngân sách mà bạn chi cho chúng. Và nhiệm vụ trước khi tiến hành tổ chức sự kiện là dự trù và tính toán được các chi tiêu có thể xảy ra trong sự kiện. Người làm sự kiện chuyên nghiệp cần phải thành thạo và nắm vững hoạt động này. Còn nếu bạn là người mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm. Thì đây hẳn sẽ là vấn đề khiến bạn lo lắng và băn khoăn. 

Chi bao nhiêu là đủ? Cần dự trù những hoạt động như thế nào?

Trong trường hợp này, hãy để chúng tôi hỗ trợ cho bạn. Bản báo giá chi phí dự trù các hoạt động sự kiện sẽ được mô phỏng chi tiết và chuyên nghiệp nhất. Việc của bạn là kiểm nghiệm và tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ với Đại Lâm event ngay khi bạn cần.

Sau đây, tôi sẽ gợi ý cho bạn một vài điều để bạn có thể thiết lập kinh phí tổ chức sự kiện tốt nhất.

Bắt đầu thôi!

👉👉👉 Hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

👉👉👉 Chi phí tổ chức teambuilding

Nghiên cứu kỹ bản kế hoạch

Trước khi dự trù chi phí tổ chức sự kiện, bạn cần phải tập trung nghiên cứu thật kỹ bản kế hoạch tổ chức. Bạn cần liệt kê sự kiện bao gồm những tiết mục gì? Những hoạt động nào sẽ diễn ra? Những ai sẽ tham gia sự kiện? Thời gian và địa điểm tổ chức? Bạn chuẩn bị một phần hay rất cả các khâu?

Tìm hiểu những điều đó, bạn sẽ biết cần phải làm như thế nào và chi ra bao nhiêu? Nếu bạn chủ quan không nghiên cứu thật kỹ và bỏ qua một số hạng mục dù là nhỏ nhất thì bạn sẽ không có đủ ngân sách cho tất cả các hoạt động. Như vậy việc dự trù ngân sách của bạn sẽ không còn ý nghĩa. 

Lên danh sách các hạng mục cho sự kiện

Tiếp theo, bạn hãy liệt kê danh mục các dịch vụ và công cụ cần thiết cho việc tổ chức event, về số lượng, công dụng và chi phí. Khi làm một bảng dự trù kinh phí sự kiện, ngoài phí quản lý (10 – 15% tùy Agency), phí 10% VAT thì việc dự trù kinh phí cho những khoản khó đoán biết có thể bao gồm phần kinh phí mà thông thưòng người làm event thường lấy con số tượng trưng là 10 – 20 % tổng chi phí một chương trình.

Dự trù kinh phí phát sinh cho những rủi ro

Sự kiện càng nhiều hạng mục, khả năng phát sinh chi phí càng cao. Hơn thế nữa, một sự kiện diễn ra hoàn hảo theo đúng kế hoạch 100% từ đầu đến cuối là không thể, có thể có rất nhiều rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức một sự kiện. Dự trù kinh phí cho việc tổ chức một event đã khó, phải dự trù cho cả những rủi ro không thể đoán trước lại là vấn đề nan giải hơn nữa.

Trước hết, bạn nên dự đoán những rủi ro có thể xảy ra đối với event của mình. Có thể là rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời, rủi ro đến từ vấn đề khách mời, rủi ro từ hệ thống âm thanh ánh sáng, rủi ro về nhân lực, rủi ro về tài chính như các khoản nợ xấu, giá cổ phiếu, rủi ro từ các thiết bị kỹ thuật như có người bị nạn, trang thiết bị gặp sự cố hỏng hóc. Rủi ro trong khâu chuẩn bị, ví dụ như thông tin về các khách mời bị sai lệch khiến thông điệp của chương trình không có sự hiệu quả… Khi liệt kê những dự đoán này thì bạn nên kèm theo việc dự trù kinh phí cho rủi ro.

Cuối cùng, tôi mong bạn hãy đảm bảo sự kiện của bạn có thể thành công. Bởi sự kiện là thanh danh, là tiếng tăm của người chủ tổ chức. Không phải bất cứ lúc nào cũng có thể tổ chức sự kiện. Và sự kiện bị hỏng hôm nay không phải là có thể tổ chức lại vào ngày mai.

Vì vậy nếu bạn chưa đủ kinh nghiệm, hãy tìm đến những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được hỗ trợ. 

👍 Tham khảo top 10 công ty tổ chức sự kiện tại hà nội

Đại Lâm event luôn sẵn sàng hỗ trợ cho bạn.

Hotline: 0903 205 559

Email: sale.dailamevent@gmail.com